Juhul kui ettevõte soovib sõiduauto soetuselt ning kasutusega seotud kuludelt maha arvata 100% sisendkäibemaksu ning mitte tasuda makse erisoodustuselt, peab olema tagatud, et ettevõtlusega mitte seotud eesmärgil sõiduautot ei kasutata.
Seadus ei selgita, milliste tõenditega ettevõte tõestab, et sõiduauto on ainult ettevõtluses kasutuses, kuid sõiduauto kasutamine peab olema kontrollitav ning maksuhalduri pöördumisel tõendatav.
Asjaolud, mis viitavad, et tegemist ei ole 100% ettevõtluses kasutatava sõiduautoga:
- sõiduauto tehnilisse passi on märgitud ettevõttega mitteseotud isikud;
- sõiduautosse on paigaldatud ettevõtlusega mitteseotud varustust (suusaboks, rattaraam, turvatool jmt);
- ettevõttes on rohkem sõiduautosid kui kasutajaid ja ei suudeta usaldusväärselt põhjendada, et autod on soetatud ettevõtlusest lähtuvalt, mitte järgides seotud isikute huve;
- ettevõttes, kus on ainult üks juhatuse liige (kes võib olla samal ajal ka ainuosanik) ning puuduvad töötajad, puudub juhatuse liikmel või tema perel muu sõiduk, millega teha erasõite.
Arvestuse pidamine
Ettevõte peab töötajaid teavitama sellest, et sõiduautoga ei tohi teha erasõite.
Ettevõte koostab ainult ettevõtluses kasutatava sõiduauto kohta kasutamiskorra. Tegemist on ettevõtte sisemise dokumendiga, milles on sõiduautoga seotud temaatika fikseeritud ning kontrollimisel on ettevõttel see koheselt esitada.
Auto kasutuskorras on:
- sätestatud, et isiklikud sõidud ei ole lubatud;
- nimetatud sõiduki hoiukoht töösõitude välisel ajal ning kui hoiukoht erineb äriühingu tegevuskohast, siis on toodud majanduslik põhjendus, miks on otstarbekas sõidukit just nimetatud kohas hoida.
- fikseeritud, kes sõidukit kasutavad ning kas ja kuidas on kasutus korraldatud.
Lisaks kasutuskorra sisse seadmisele tuleb jälgida tegelikku kasutust, et tagada, et erasõite ei tehta. Näiteks kui kasutuskord näeb ette, et ettevõttele kuuluva sõiduautoga ei tohi teha erasõite ning see tuleb parkida tööpäeva lõpus ettevõtte parklasse, siis peaks see olema ettevõtja poolt kontrollitav.
Täiendavalt tuleb sõitude kohta pidada ka arvestust. Selleks on võimalik kasutada automaatse teekonna arvestuse süsteeme/rakendusi, sõidupäevikut või mõnda muud moodust. Põhiline on, et nendega oleks võimalik tõendada sõitude seotust ettevõtlusega.
Märgime, et tegemist ei ole ainukese võimalusega ning ettevõtja võib kasutada tõendamiseks ka muud usutavat viisi.